Üniversitemiz EBYS'ye Geçiyor


Üniversitemizde geçişi yapılacak olan Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) uyarlanması/uygulanması için personele eğitim verildi. Üniversite yönetiminin de katıldığı eğitimlerde EBYS'ye geçildiğinde yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin bilgisayar ortamında nasıl yapılacağı uygulamalı olarak anlatıldı. Üniversitemiz Genel Sekreteri Hasan Özyurt sisteme geçildiğinde yazışmaların daha hızlı, planlı yapılacağını ve üniversitenin yıllık 100 bin liralık kâğıt masrafından tasarruf edeceğini söyledi. Sistem 6 Haziran 2016 itibarıyla kullanılmaya başlanacak.

Yetkili CBKsoft firması uzmanlarınca verilen eğitimlerde uzmanlar; EBYS ile birimlerimiz arası yazışmalarla diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılacağını ve EBYS ile yazışmaların standartlaşması, sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi, yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesinin hedeflendiğini açıkladılar.

EBYS ile tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırılacağı gibi birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilecek. Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebileceğini sitemle belgelerin hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilecek, yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilecek, aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkânı sağlanacak, belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasının tanımlanabileceğini, belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere ) aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilecek.

EBYS'nin şu anda demo aşamasında olduğu üniversitemizde yazışmalar hem manuel hem de EBYS üzerinden yapılıp personelin tecrübe kazanması sağlanacak. Sisteme 6 Haziran Pazartesi günü geçilecek.

EBYSSSSSS

Amasya Üniversitesi

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü