Esas ve Usuller/Basis and Procedures


 

MEVLANA DEĞİŞİM PROGRAMI KAPSAMINDA YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARINA AKTARILACAK TUTARLARIN KULLANIMI, MUHASEBELEŞTİRİLMESİ, YAPILACAK ÖDEMELER İLE İLGİLİ DİĞER HUSUSLARA İLİŞKİN ESAS VE USULLER

Amaç ve kapsam MADDE l-(1) Bu Esas ve Usuller, Mevlana Değişim Programı kapsamında YÖK tarafından yükseköğretim kurumlarının özel hesaplarına aktarılan tutarların kullanımı, muhasebeleştirilmesi ve bu kapsamda yapılacak ödemeler ile diğer hususları belirlemek üzere hazırlanmıştır. Dayanak MADDE 2-(1) Bu Esas ve Usuller, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 10 uncu maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3-(1) Bu Esas ve Usullerde geçen; a)Mevlana Değişim Programı: Yurtiçinde eğitim veren yükseköğretim kurumları ile yurtdışında eğitim veren yükseköğretim kurumlan arasında protokol kapsamında yapılan öğrenci ve öğretim elemanı değişim programını, b)Mevlana Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofisi: Yükseköğretim kurumlarında Mevlana Değişim Programına ilişkin işlemleri yürütmekle görevli birimi, c)Mevlana Değişim Programı Kurum Koordinatörü: Mevlana Değişim Programı kurum koordinasyon ofisinin faaliyetlerinin yükseköğretim kurumu adına yürütülmesinden sorumlu, yükseköğretim kurumlarının en yüksek kurum amiri veya yardımcısına doğrudan bağlı personeli, ç) Mevlana Değişim Programı Öğretim Elemanı: Mevlana Değişim Programı kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlere katılan öğretim elemanlarını, d) Muhasebe birimi: Yükseköğretim kurumlarında muhasebe işlemlerinin yürütüldüğü birimi, e)Muhasebe yetkilisi: Muhasebe biriminin yönetiminden ve yetkili mercilere hesap vermekten sorumlu yetkiliyi, d)YÖK: Yükseköğretim Kurulunu, f)Yurtdışı Yükseköğretim Kurumları: Yurtdışında, ikili veya çok taraflı uluslararası anlaşmalar yoluyla kurulan ve/veya bulundukları ülkenin yükseköğretim mevzuatına tabi olarak eğitim ve öğretim veren üniversite, akademi, yüksekokul, yüksek teknoloji enstitüsü ve benzeri yükseköğretim kurumlarını, g)Yurtiçi Yükseköğretim Kurumları: 2547 sayılı Kanuna tabi olarak eğitim ve öğretim veren üniversiteler ve yüksek teknoloji enstitüleri ile vakıf meslek yüksekokullarını ifade eder. Kaynak aktarımı MADDE 4- (1) YÖK bütçesinin mevcut veya yeni açılacak tertiplerine kaydedilen ödenekten Mevlana Değişim Programı çerçevesinde desteklenmesine karar verilen başvurulara ilişkin uygun görülen tutarlar, YÖK bütçesine gider kaydedilmek suretiyle program yürütücüsü yurtiçi yükseköğretim kurumunun kamu bankalarından birinde Mevlana Değişim Programı Destek Hesabı adıyla açtıracağı banka hesabına aktarılır. YÖK Yürütme Kurulu alacağı kararda, aktarılacak tutarın öğrenci değişimine katılan öğrencilere ödenecek burslar, öğretim elemanlarına yapılacak harcırah ödemeleri ile değişimin organizasyonu giderleri ve diğer harcamalar arasındaki dağılımını kümülatif olarak belirler. Aktarılan tutarlar ilgili yükseköğretim kurumunun bütçesine gelir kaydedilmeksizin açılacak özel hesaptan izlenir. Özel hesaplarda izlenen tutarlar, yükseköğretim kurumlarının diğer banka hesapları ile ilişkilendirilemez. Mevlana Değişim Programı kapsamında yapılacak aktarmalara ilişkin süreler ve ödeme oranlan YÖK Yürütme Kurulu tarafından belirlenir. Özel hesaptan yapılacak harcamalar MADDE 5- (1) Özel hesaplarda izlenen tutarlar, ancak Mevlana Değişim Programı kapsamında, öğrenci değişimine katılan öğrencilere ödenecek burslar, öğretim elemanlarına 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümlerine göre yapılacak geçici görev yolluğu ödemeleri ile ek ders ücretleri, değişimin organizasyonu giderleri ile diğer harcamalarda kullanılır. Özel hesabın kullanımı MADDE 6- (1) Özel hesaptan yapılacak ödemelere ilişkin gider gerçekleştirme işlemleri, yurtiçi yükseköğretim kurumlarının Mevlana Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofisi tarafından yerine getirilir. Yurtiçi yükseköğretim kurumu üst yönetici tarafından Mevlana Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofisinde görevli personel arasından belirlenen gerçekleştirme görevlisinin imzasını müteakip tahakkuk eden giderler, harcama yetkilisi olarak Mevlana Kurum Koordinatörünün muhasebe birimine, muhasebe yetkilisinin de bankaya vereceği talimat üzerine ilgililer adına özel hesaptan ödenir. Öğrenci bursları MADDE 7- (1) Mevlana Değişim Programı kapsamında burslu Mevlana Değişim Programı Öğrencisine, 5102 sayılı Yüksek Öğrenim Öğrencilerine Burs, Kredi Verilmesine İlişkin Kanuna göre lisans öğrenimi gören öğrencilere ödenmekte olan aylık burs tutarının üç katına kadar, YÖK Yürütme Kurulu tarafından belirlenen oranlarda, burs ödenebilir. YÖK Yürütme Kurulu gerekli gördüğü hallerde burs miktarını ülkeler itibarıyla değişik oranlarda belirlemeye yetkilidir. (2) (Değişiklik: Genel Kurul Kararı 09/04/2015-6) 1 Öğrencilere yapılacak ödemelerde, Mevlana Değişim Programı'na ilişkin Yönetmeliğin 13. maddesinde belirtilen Öğrenim Protokolü'nün imzalanmasını izleyen 30 takvim günü içerisinde ve hareketlilik döneminin başlama tarihinden sonraya kalmamak üzere veya varış teyidinin alınması üzerine, öğrencinin gideceği ülkeye göre belirlenen burs tutarının %80' i kadar bir ön ödeme yapılır. Katılımcının destekleyici belgeleri, gönderen kuruluşun belirlediği takvime göre, zamanında sunmaması halinde, ön ödemenin geç yapılması istisnai olarak kabul edilebilir. Bu kapsamda bursun ödenme süresini belirlemeye YÖK Yürütme Kurulu yetkilidir. Öğrencinin geri kalan burs tutarının ödemesi yapılırken, öğrencinin almakla yükümlü olduğu derslerdeki başarılı olduğu derslerin toplam kredisinin almakla yükümlü olduğu tüm derslerin toplam kredisine oranı esas alınarak yapılır. Öğrencilere %20'lik dilimden yapılabilecek ödeme, öğrenci belgelerinin ilgili yurtiçi yükseköğretim kurumunun Mevlana Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofisine ulaşmasından en çok 30 gün içerisinde gerçekleştirilir. (3) Program kapsamında yurtdışından gelecek öğrencilere de bu madde hükümleri uygulanır. Öğretim elemanlarına yapılacak ödemeler MADDE 8- (1) Mevlana Değişim Programı kapsamında yurt dışına gönderilecek öğretim elemanlarına 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümlerine göre harcırah, yurt dışından gelecek öğretim elemanlarına ise 6245 sayılı Kanun uyarınca harcırah ile 2547 sayılı 1 Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Genel Kurulu'nun 09/04/2015 tarih ve 6 Nolu Oturumunda karar alınmıştır. Kanunun 10 uncu maddesine göre ek ders ücreti ödenebilir. Yapılacak ek ders ücretinin ülkeler ve unvanlar itibariyle belirlenmesine YÖK Yürütme Kurulu yetkilidir. (2) Özel hesapta yer alan tutarların yetersizliği durumunda ve/veya öğretim elemanlarının talebi halinde, diğer hükümler aynı kalmak şartıyla, öğretim elemanına daha düşük miktarlarda ödeme yapılarak veya hiç ödeme yapılmaksızın öğretim elemanı hareketliliği gerçekleştirilebilir. Değişimin organizasyon giderleri MADDE 9- (1) Yükseköğretim kurumları, Mevlana Değişim Programı kapsamında gerçekleştirilecek programlara ilişkin olarak protokollerin hazırlanması ve yapılması, ortak seminerler, ortak derece ve ortak diploma programları gibi değişimi kolaylaştıracak çalışmalar ve ortak ders programlarının geliştirilmesi ve uyumlaştırılmasına ilişkin faaliyetler ile Mevlana Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofisinin diğer giderlerini özel hesaptan karşılayabilir. (2) Değişimin organizasyonu kapsamında yapılacak harcamalarda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır. Muhasebeleştirme işlemleri ve belgeleri MADDE 10- (1) Özel hesaba aktarılan tutarlar ile bunlardan yapılan harcamalar yükseköğretim kurumları bütçe gelir-gider hesaplarıyla ilişkilendirilmeksizin, emanet hesaplarda izlenir. Emanet hesaplardan yapılan bütün işlemlerde Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği eki muhasebe işlem fişi, muhasebeleştirme belgesi olarak kullanılır. Muhasebeleştirme belgelerinin ekine harcama belgelerinin asılları eklenir. Harcama belgelerinin onaylı nüshaları da Mevlana Kurum Koordinasyon Ofislerinde muhafaza edilir. Harcama belgeleri ve muhafazası Madde 11- (1) Mevlana Değişim Programı kapsamında yapılan harcamaların belgelendirilmesinde Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri kıyasen uygulanır. Mevlana Değişim Programı faaliyetleri ile ilgili her türlü işlem ve harcamalara ilişkin belgelerin nüshaları, ilgili yurtiçi yükseköğretim kurumu Mevlana Değişim Programı Kurum Koordinasyon Ofislerinde genel hükümlere göre muhafaza edilir ve denetime hazır halde bulundurulur. Aktarma ve iade MADDE 12- (1) Özel hesaplarda izlenen tutarlar, bu Esas ve Usullerin 4 üncü madde uyarınca YÖK Yürütme Kurulu kararı ile belirlenen dağılıma uygun olarak harcanır. Ancak, söz konusu dağılımda öğrenci değişimi ile öğretim elemanı hareketliliği için belirlenen ve aktarma amacı doğrultusunda kullanılamayacağı anlaşılan tutarlar arasında ve diğer gider kalemlerinden bu gider kalemlerine üst yöneticinin onayı ile aktarma yapılabilir. Mevlana Değişim Programı kapsamında özel hesapta izlenen tutarlardan program süresi sonunda kullanılmayan tutarlar, kurumların bir sonraki eğitim-öğretim yılı değişim talepleri doğrultusunda Yürütme Kurulu kararı ile mahsuplaştırılabilir. Kullanılmayan tutarların gerektiğinde YÖK'ün ilgili hesaplarına iade edilmesine Yürütme Kurulu karar verir. Sorumluluk MADDE 13- (1) Yükseköğretim kurumları, bu Esas ve Usullerde kendisine verilen görevlerin mevzuata uygun olarak ve etkin bir şekilde yürütülmesinden ve YÖK'e gerekli bilgi akışının sağlanmasından sorumludur. Raporlama MADDE 14- (1) Yükseköğretim kurumları, gerçekleştirdikleri tüm dönem faaliyetlerini içeren kurumsal nihai raporlarım 15 Eylül tarihine kadar YÖK'e sunarlar. Bu raporlarda, programa katılan öğretim elemanı ve öğrencilere ilişkin ayrıntılı bilgiler ile gerçekleştirilen tüm harcama ve ödemelere ilişkin ayrıntılı bilgiler yer alır. Raporlar ilgili yükseköğretim kurumunun Mevlana Değişim Programı Kurum Koordinatörleri tarafından da imzalanmış olarak, yazılı ve elektronik ortamda YÖK'e iletilir. Raporlarda eksiklik ya da tutarsızlık olması durumunda, bilgilerin doğrulanması veya düzeltilmesi istenir. YÖK'e sunulacak nihai raporda yer alan bilgilerde (kişisel bilgiler, faaliyete ilişkin bilgiler ve ödenek miktarı bilgileri) 30 Eylül gününden sonra herhangi bir değişiklik yapılamaz. Raporların son gönderilme tarihleri, YÖK Yürütme Kurulu tarafından gerekli görülmesi halinde değiştirilebilir ve bu durum yükseköğretim kurumlarına bildirilir. Denetim MADDE 15 - (1) Bu Esas ve Usuller kapsamında yapılan harcamalar, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre denetlenir. Mevlana Değişim Programının uygulanmasına ilişkin olarak yükseköğretim kurumunca yapılan iç denetim sonucunda bu Esas ve Usullere aykırılık teşkil eden bir hususun tespiti halinde bu durum ilgili yükseköğretim kurumu tarafından YÖK'e iletilir. Mevlana Değişim Programının yükseköğretim kurumlarındaki uygulamaları gerek görülmesi halinde ayrıca YÖK tarafından denetlenebilir. Mevlana Değişim Programı faaliyetlerinde suç teşkil eden fiillerin tespiti halinde görevliler hakkında ilgili yükseköğretim kurumu tarafından genel hükümlere göre işlem yapılır. (2) Bu Esas ve Usuller kapsamında yapılan harcamalar, Sayıştay denetimine tabidir. Yürürlük MADDE 16 - (1) Bu Esas ve Usuller, 1.1.2012 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere imzalandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 17- (1) Bu Esas ve Usulleri, Yükseköğretim Kurulu Başkanı yürütür.

 

 

PRINCIPLES AND PROCEDURES ON USE, ACCOUNTING OF THE AMOUNTS TO BE TRANSFERRED TO HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS AND OTHER RELEVANT MATTERS ON THE PAYMENTS TO BE MADE IN THE SCOPE OF MEVLANA EXCHANGE PROGRAMME

Purpose and scope ARTICLE 1- (1) These Principles and Procedures have been prepared to define the use and accounting of the amounts to be transferred by the Council of Higher Education to higher Education Institutions and other relevant matters on the payments to be made in the scope of The Mevlana Exchange Programme. Legal Basis ARTICLE 2- (1) These Principles and Procedures have been prepared on the basis of Article 10 of the Higher Education Law No 2547. Definitions ARTICLE 3- (1) The Definitions stated in these Principle and Procedures are as follows; a) Mevlana Exchange Programme: The Exchange programme of students and academic staff conducted within the framework of the protocol between national and foreign higher education institutions, b) Mevlana Exchange Programme Institution Coordination Office: Authorized department responsible for the execution of The Mevlana Exchange Programme in Higher Education Institutions, c) Mevlana Exchange Programme Institutional Coordinator: The Staff, directly reporting to the Rector or Vice Rector of Higher Education Institutions, responsible for the execution and activities of The Mevlana Exchange Programme institutional coordination office on behalf of Council of Higher Education, ç) Mevlana Exchange Programme Academic Staff: Academic Staff participate in the activities performed in the scope of Mevlana Exchange Programme, d) The Accounting Department: Department in which accounting transactions are executed in higher education institutions, e) Authorized Accounting Staff: Authorized staff responsible for the operation of the accounting department and to report to the competent authorities. f) CHE: Council of Higher Education, g) Foreign Higher Education Institutions: University, academy, college, higher technology institute and other higher education institutions which are established abroad by bilateral or multilateral international agreements and/or provide education and training that are subject to the higher education legislation of the country of which they are located, h) National Higher Education Institutions: Universities, higher technology institutes and foundation vocational schools which provide education in accordance with Law no.2547. Fund transfer ARTICLE 4- (1) From the current or newly registered resources of CHE budget, amounts that are approved to support the applications within the framework of Mevlana Exchange Programme, are transferred to the bank account in the name of Mevlana Exchange Programme Support Account in the state banks of executive national higher education institution's city. CHE Executive Board cumulatively determines the distribution of funds among the students' scholarships, payments to the academic staff, costs of exchange organization and other costs. Funds transferred from special accounts are monitored and will be opened without registering as revenue at the budget of Higher Education Institution. Funds monitored in special accounts shall not be associated with the other bank accounts of the higher education institutions. Durations and payment ratios on the transfers that will be made within the framework of Mevlana Exchange Programme are defined by CHE Executive Board. Costs to be used from the special account ARTICLE 5- (1) Funds monitored in the special accounts shall be used only within the framework of Mevlana Exchange Programme for exchange student scholarships, provisional allowances and additional course fees paid to academic staff due to the Provisional Allowances Law no.6245, expenses of exchange organization and other costs. Use of the special account ARTICLE 6- (1) Payments with regard to the special accounts are performed by the institution's Mevlana Exchange Programme Office. Real costs are transferred to the account of whom it may concern following the redirection of authorized staff appointed by the director(s) to the Mevlana Exchange Programme Institutional Coordinator's accounting unit with his/her signature and with the direction of accounting staff to the bank. Student scholarships ARTICLE 7- (1) Within the scope of Mevlana Exchange Programme, the scholarship can be paid to the Mevlana Exchange Programme student up to three times of monthly scholarship amount as determined by CHE Executive Board is being paid to the undergraduate students according to the Law no.5102 on Granting Scholarship and Loan to the Higher Education Students and in the ratios determined by CHE Executive Board. CHE Executive Board is authorized to re-define the scholarship amounts in different ratios according to the countries. (2) In terms of the scholarships to be paid to the students; %80 percent prepayment is made according to scholarship amount identified for the country of destination in 30 calendar day following the signing of the Learning Protocol and in the beginning of the mobility period provided that it will not remain after the beginning date of the mobility or after having the confirmation of arrival of the student as specified in the 13rd article of Mevlana Exchange Programme Regulation. In the case of the participant does not present the supporting documents on time according to the calendar determined by the sending organization; any delay in prepayment can be considered as exceptional. CHE Executive Board is authorized in this context. For the student's remaining scholarship payment, the ratio of total credits of the succeeded courses to the courses that the student is obliged to take as obligatory courses will be considered. %20 of the scholarship amount is paid to the students up to 30 days after receiving the documents of the related Mevlana Exchange Programme Institutional Coordination Office. (3) Procedures regarding this article are implemented to the incoming students within the context of the Project. Academic Staff Payments ARTICLE 8- (1) Within the scope of Mevlana Exchange Programme, travel allowance stated in the Travel Expense Law no.6245 may be paid to incoming and outgoing academic staff while travel allowance and additional course fees may be paid as stated in Travel Expense Law no.6245 and article 10 of the Law no.2547. CHE Executive Board is authorized to determine additional course fees due to the countries and titles. (2) In the case of insufficiency of the funds in special account and/or on the demand of academic staff, providing the correspondence with other principles, academic staff mobility can be carried out by paying lower scholarship or without scholarship. Organization Costs ARTICLE 9- (1) Higher education institutions can cover the costs of the preparation and conclusion of the protocols, bilateral seminars, bilateral degrees and bilateral diploma programmes which may facilitate the Exchange programme, events concerning improvement and coordination of the bilateral courses on the programmes that will be carried out within the framework of Mevlana Exchange Programme and other costs of Mevlana Exchange Programme Institution Coordination Office from the special account. (2) Public Procurement Law no.4734 and other related legislation provisions are applicable for the costs as part of Exchange organization. Accounting transactions and documents ARTICLE 10- (1) Funds transferred to the special account and spending from these are monitored in deposit accounts without being associated with budget activity account of the higher education institutions. In all of the transactions made from security accounts, accounting transaction receipts, the annex of Centralized Management Accounting Regulation, is used as accounting documents. Originals of the cost documents are attached to the annex of accounting documents. Certified copies of the cost documents are kept in Mevlana Institution Coordination Offices. Cost receipts and their storage ARTICLE 11- (1) For the documentation of the cost spent within Mevlana Exchange Programme, provisions of the Centralized Management Accounting Regulation are comparatively enforced. Copy of each transaction receipt and costs in terms of Mevlana Exchange Programme events are stored at the Mevlana Exchange Programme Institution Coordination Offices of the elated national higher education institution according to general provisions and kept ready for auditing. Transfer and return of payments ARTICLE 12- (1) Monitored funds in special accounts are spent in accordance with the distribution determined by CHE Executive Board as stated in article 4 of this Principle and Procedures. However, in the mentioned distribution, upon approval of the director, the funds can be transferred between the accounts with the condition that it is anticipated that it cannot be used which is decided for student exchange and academic staff mobility and implied that it cannot be used for the purpose of transfer of costs. Within Mevlana Exchange Programme, from the monitored funds in special accounts, funds not used at the end of programme can be deducted by CHE Executive Board in accordance with Exchange requests of the institutions for the following education-training year. If required, The Executive Board may decide that the unused funds to be returned at CHE's accounts. Responsibility ARTICLE 13- (1) Higher education institutions are responsible to execute their duties granted by this Principle and Procedures in compliance with the laws in an efficient way and to provide the necessary flow of information to CHE. Reporting ARTICLE 14- (1) Data regarding academic staff and students who attended the programme and detailed information about all costs and payments are included in these reports. Higher education institutions submit their institutional final reports that contain all of the term activities they have performed until September 15. Reports are signed by Mevlana Exchange Programme Institutional Coordinators of the related Higher Education Institution and are presented to CHE in written form and electronically. If an inadequacy or contradiction occurs, verification or correction of the information is requested. Information (personal information, information about the activity and allowance amount) included in the final report that will be submitted to CHE, and cannot be changed after September 30. Submission dates of the reports can be changed by CHE Executive Board in case of necessity and this situation is notified to higher education institutions. Auditing ARTICLE 15- (1) Costs made within the scope of this Principle and Procedures are audited according to Public Finance Management and Control Law no.5018. In cases of detection of contradictory issues against these Principle and Procedures after internal auditing by higher education institution on implementation of Mevlana Exchange Programme, this situation shall be reported to Higher Education Institution to CHE. Practices of Mevlana Exchange Programme in higher education institutions can be also audited by CHE. If a case with irregularity is detected legal action will be taken according to the general provisions on authorities by the related higher education institution. (2) Expenses spent within this Principle and Procedures are subject to the auditing of the State Audit Court. Enforcement ARTICLE 16- (1) These Principle and Procedures enter in force from 1/1/2012 on . Execution ARTICLE 17- (1) President of Council of Higher Education executes these Principle and Procedures.